¿Dónde consulto los términos de una convocatoria?

El FNDH compartirá los términos de las convocatorias de forma pública a través de su página web o directa a través del correo electrónico.

¿Como me registro en la plataforma cuando las convocatorias estén abiertas?

El FNDH hace uso de una plataforma de información llamada Induct para la gestión de los apoyos directos.

Junto con la invitación a registrarse, usted deberá recibir un documento PDF describiendo el uso de Induct y el proceso de cómo registrar a la organización. En este archivo el FNDH detalla paso a paso el proceso para que la organización pueda registrarse. Por favor haga lectura de este anexo antes de iniciar el proceso y utilícelo como guía.

¿Qué pasa si no tengo todos los documentos para hacer el registro?

Algunos documentos son un requerimiento obligatorio para poder aplicar a apoyo directo del FNDH, otros son opcionales. Según el registro y funcionamiento de su organización, estos documentos corresponden a su organización o a la organización que funciona como su patrocinador fiscal. Los documentos obligatorios para subir en el proceso de registro son:

• RUT (Descarga no mayor a 30 días)

• Certificado de existencia y representación legal inferior a 60 días

• Copia de la identificación del/la Representante Legal

• Estatutos vigentes

• Estados financieros firmados y sus respectivas notas contables

Aparte pedimos anexar informes de auditoría institucional / proyecto (al menos el del último año), dictamen de revisor fiscal o cartas de cierre o evaluaciones administrativas de otros donantes (si cuenta con ello). También pueden anexar otra documentación que consideren relevante.

¿Qué es un patrocinador fiscal?

Un patrocinador fiscal lo utilizan las organizaciones que no están registradas legalmente como Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) por mínimo dos años, por lo que buscan a otra organización que sí esté registrada legalmente como entidad sin ánimo de lucro por mínimo 5 años, para que sea quien reciba y administre los recursos del proyecto que el FNDH esté apoyando.

¿Por qué la plataforma me advierte formato invalido?

Revise si en las casillas de números (como en el presupuesto) pusieron alguna letra, punto o coma o algún carácter que no sean números. De igual manera, verifique que ninguna de las preguntas esté en blanco.

¿Cómo verifico que mi registro ha quedado cargado?

Cuando haya terminado el registro con éxito, siempre le llega al correo la confirmación. Asegúrese de revisar su bandeja de correo no deseado.

¿Qué es o cuales son los tipos de apoyo?

En el FNDH Colombia hay dos modalidades de apoyo: apoyo a proyecto y apoyo institucional. Para conocer los requisitos de los tipos de apoyo consulte los términos de referencia de la convocatoria.

¿Qué significa experiencia relevante?

Si bien no contamos con un listado de documentación específica para este punto, pueden cargar al sistema información de otros proyectos, como por ejemplo informes, certificaciones de donantes o entidades con las que trabajaron, o algún otro tipo de evidencia.

¿Qué podemos hacer si no contamos con un informe de auditoría?

En caso tal de no tener auditoría, pueden enviar algún otro documento (Ejemplo: un informe financiero de otro donante, referencias de otras organizaciones sobre su manejo de recursos) que consideren pertinente para nosotros poder evaluar este rubro. En caso tal de tener una auditoría previa, así no sea del último, sería importante incluirla también.

¿Qué pasa si mi organización no tiene experiencia con recursos de cooperación?

No es un criterio tener experiencia previa con manejo de recursos de cooperación, de hecho, el FNDH da prioridad a las organizaciones que no cuentan con esta experiencia. En el apoyo directo a organizaciones que no cuentan con mucha experiencia en manejo de recursos de cooperación, el FNDH normalmente prioriza acompañar a la organización en fortalecerse administrativamente para este tipo de apoyos. Este fortalecimiento solo se realiza en concertación con la organización.

¿Cuál es el proceso después de mi registro?

Al terminar el proceso de registro de la organización en la plataforma de proyectos, el FNDH realizará el proceso de revisión del cumplimiento de los requisitos mínimos por parte de su organización. Los resultados serán comunicados de manera formal vía correo electrónico. La decisión de apoyar un proyecto se basa en varias etapas; La primera etapa es el registro. Con la aprobación del registro y elegibilidad, un grupo de organizaciones reciben un enlace con la invitación a presentar una nota concepto. En base de la revisión de las notas concepto, un grupo de organizaciones serán invitadas a presentar una propuesta completa con presupuesto, cadena de resultados y análisis de riesgo. De estas propuestas el FNDH escoge los proyectos que reciben apoyo.

¿Puedo enviar mi documentación y propuesta por correo electrónico?

No. El único mecanismo establecido es el de registro y postulación a través de nuestra plataforma Induct.

¿Puedo presentar más de una propuesta?

No. Una organización solo podrá postular una propuesta y para un solo tipo de apoyo.

¿Podemos comunicarnos telefónicamente con el FNDH?

Por la alta cantidad de solicitudes y preguntas que recibimos no tenemos la capacidad de agendar llamadas. Cualquier otra inquietud favor enviarla a este correo: colombia@nhrf.no

¿Cómo se debe registrar la tasa interbancaria internacional?

Se debe registrar como parte del total enviado en los ingresos y en los gastos se debe incluir el valor cobrado por el banco intermediario como parte de los gastos bancarios, este lo soportamos con el recibo de la transferencia bancaria que se envía desde Oslo más el recibo de monetización del banco en Colombia.

¿Qué puedo hacer en caso de no haberla registrado en el periodo indicado?

Para este caso tendríamos dos opciones dependiendo de las políticas contables internas de cada organización:

• Quedaría como una observación dentro de la auditoría final.

• Incluir una nota contable donde se especifique que este rubro corresponde a un periodo anterior.
  

¿Cómo se deben registrar los interese de la cuenta de ahorros?

Sugerimos registrar como cuenta por pagar, ya que deben ser regresados al FNDH cuando el periodo de implementación termina.

¿Como se maneja la ganancia o pérdida cambiaria?

Cuando se presente una ganancia o pérdida cambiaria se debe hacer un ajuste presupuestario en los formatos establecidos por el FNDH. Quien también debe aprobar dicho ajuste.

El FNDH solicita un informe financiero semestral y al final del proyecto. 

Siempre se deben presentar de manera conjunta el Informe financiero (“Informe de gastos del proyecto/apoyo institucional”) y el Informe narrativo. 

Este informe, debe venir firmado por el Representante Legal de la organización, más el contador o su equivalente, y debe incluir el sello de la coparte cuando aplique. 

En el reporte debe elaborarse en pesos colombianos (COP). 

Presupuesto aprobado:  El informe financiero debe elaborarse con base en el último presupuesto aprobado por el FNDH o el ultimo presupuesto ajustado y aprobado por el FNDH. 

Gastos del informe anterior: Cuando se presenta el primer informe esta debe estar en ceros (0,00). Para los siguientes informes se incluye línea por línea el valor de la columna Gasto Acumulado del Proyecto que se toma de informe financiero inmediatamente anterior. 

Gastos del informa actual: Son los gastos realizados durante el periodo que se está informando y deben corresponder con los registros contables del mismo período (auxiliar contable de los gastos del proyecto). El auxiliar contable de los gastos del proyecto bebe enviarse como parte de los anexos del Informe Financiero. 

Gasto acumulado del proyecto:  Es la suma de la columna Gastos del informe anterior y Gastos del informa actual. Refleja el gasto acumulado del proyecto desde su inicio del proyecto hasta la fecha del reporte. Esta columna esta formulada y no debe modificarse. 

Saldo actual:  Esta columna muestra la diferencia entre el Presupuesto aprobado y el Gasto acumulado del proyecto. Esta columna esta formulada y no debe modificarse. 

% ejecución: Esta columna muestra el porcentaje que se ha gastado del Presupuesto aprobado, es la división del Gasto acumulado del proyecto entre el Presupuesto aprobado. Esta columna esta formulada y no debe modificarse. 

Gasto planeado para el siguiente periodo:  Corresponde a la proyección de la Organización de las Actividades/Gastos que va a realizar durante el siguiente período.  El objetivo de este cálculo es que la Organización haga un ejercicio de planeación financiera del proyecto valorando tanto lo programático como lo administrativo. Este valor debe reflejar la necesidad de fondos para la siguiente transferencia. Esta columna es opcional. 

Tasa de cambio presupuestal: Se debe diligenciar el valor del presupuesto en Dólares Estadounidenses (USD) que están en el convenio y el valor del presupuesto en pesos colombianos (COP) que están en el presupuesto aprobado en el primer informe financiero. La tasa de cambio se calcula automáticamente. Este valor debe ser igual en todos los reportes. 

Ingresos recibidos del FNDH: Son las transferencias recibidas de parte del FNDH:

• En la columna fecha de registra la fecha en la que se realizó la monetización de recursos
• En la columna descripción (para cada transferencia); en una fila se incluye el número de desembolso recibido y otra fila la intermediación bancaria internacional
• En la columna USD, se pone el valor recibido en USD que llego al Banco en Colombia y en la columna Tasa de cambio el valor al cual se monetizo la transferencia. En la fila en la que se incluye la intermediación bancaria internacional solo se debe poner el valor de la comisión en USD

Rendimientos financieros (en moneda local): Aquí se registran los intereses bancarios generados por la cuenta de ahorros en la que se administra el dinero del proyecto. El monto de los intereses bancarios se registra por cada periodo reportado.

Hoja “Conciliación de saldos”

• El disponible del proyecto debe ser igual al saldo conciliado

• En el saldo del banco siempre se debe poner el saldo final del extracto bancario del mes de corte del informe

• En las cuentas por cobrar por favor tenga presente: anticipos a personal, anticipos a proveedores u otras cuentas por cobrar que no hayan sido legalizados a la fecha de presentación del informe

• En las cuentas por pagar, tenga en cuenta los impuestos por pagar, seguridad social por pagar, cuentas por pagar a proveedores entre otros